Logiciel de compte prorata de chantier : les solutions et un modèle Excel gratuit

Le compte prorata est la caisse commune d'un chantier. L'entreprise qui le gère, souvent le gros œuvre, paie l'eau, l'électricité ou le nettoyage des installations communes, puis répartit la facture entre tous les lots. Sur le papier, c'est une règle de trois. En pratique, ce sont des dizaines de factures, des acomptes, des relances et un solde à faire accepter par tout le monde. Voici les règles, un modèle Excel gratuit, et les logiciels qui tiennent le compte, vérifiés le 22 octobre 2026.

Réponse rapide

Le compte prorata, c'est quoi ?

Le compte prorata est un compte commun aux entreprises d'un même chantier, qui regroupe les dépenses engagées dans l'intérêt de toutes et les répartit entre elles. Le mémo de la CAPEB sur le sujet distingue deux catégories de dépenses communes :

La répartition se fait en général au prorata du montant des situations cumulées de chaque entreprise, puis de son décompte définitif hors taxes en fin de chantier. La FFB, qui propose une convention type à ses adhérents, rappelle que sans convention écrite, il peut être difficile de faire valoir le principe de répartition en cas de litige.

Les règles : marché, norme NF P03-001 et convention

• Aucune obligation légale : le compte prorata résulte de la volonté des parties. Les dépenses imputables et leur répartition doivent être connues dès la remise des prix.
• En marché privé, la norme NF P03-001 (article 14 et annexes A, B et C) prévoit des règles détaillées, à condition que le marché y fasse expressément référence. Le CCAP peut y déroger.
• En marché public, selon la CAPEB, le CCAG Travaux ne contient pas de disposition sur le compte prorata ; les marchés renvoient souvent à la norme NF P03-001 ou à une convention.
• La convention entre les entreprises n'est soumise à aucun formalisme particulier : elle désigne le gestionnaire, sa rémunération, le comité de contrôle et les règles de paiement.
• Les sous-traitants sont tenus par le compte prorata si les conditions du contrat principal ont été intégrées dans leurs propres contrats.
• En cas d'impayé, l'article 14.2.6 de la norme permet au gestionnaire, après une mise en demeure restée sans effet, de demander au maître d'ouvrage de payer la somme due, déduite des acomptes de l'entreprise concernée.

En cas de contradiction entre ces documents, c'est la hiérarchie des pièces du marché qui tranche : vérifiez-la avant tout.

Comment fonctionne le compte, du budget au solde

Le modèle Excel gratuit : compte prorata de chantier

Usage libre sur vos chantiers. Merci de ne pas le revendre.

Le modèle tient le compte du point de vue du gestionnaire : une ligne par entreprise, une ligne par dépense, et une répartition qui se recalcule seule. Vous choisissez la clé de répartition (montant des marchés ou situations cumulées), le taux de rémunération du gestionnaire et le budget prévisionnel. Pour chaque dépense, vous indiquez qui l'a payée, le compte commun ou une entreprise, et si le comité l'a acceptée. Le modèle donne pour chaque entreprise sa part, l'acompte à lui demander, ce qu'elle a déjà versé ou avancé, et son solde : reste à payer ou à rembourser. Une ligne de contrôle vérifie que la somme des soldes correspond à la trésorerie du compte.

Exemple, avec des montants fictifs : trois entreprises dont les marchés font 600 000 €, 250 000 € et 150 000 € se partagent 60 %, 25 % et 15 % du compte. Avec 12 000 € de dépenses acceptées et une rémunération du gestionnaire de 5 %, soit 600 €, le total à répartir est de 12 600 € : 7 560 €, 3 150 € et 1 890 €. Si la troisième a versé 1 500 € d'acomptes, il lui reste 390 € à payer.

Ma méthode

Les règles viennent du mémo de la CAPEB sur le compte prorata et de la page de la FFB consacrée à sa convention type (liens en fin d'article). Les offres des logiciels ont été relevées sur leurs sites officiels le 22 octobre 2026, sans note sur 5. Le modèle Excel a été conçu par Tarmou.fr et ses calculs vérifiés sur l'exemple ci-dessus.

1. FairCost : le compte prorata en ligne, pour le gros œuvre

FairCost est un logiciel de gestion de chantier pour le gros œuvre, dont le module de compte prorata répartit les dépenses communes entre les entreprises du chantier. La convention est signée par tous les lots par signature électronique, les appels de fonds et les relances partent automatiquement, avec des lettres recommandées électroniques facturées au tarif du prestataire, et la clôture se termine par un quitus. Le socle coûte à partir de 49 € HT par chantier et par mois ; les entreprises de lot y accèdent gratuitement. La plateforme propose aussi le suivi des pièces des sous-traitants, le panneau de chantier, la gestion de la grue et les comptes rendus de réunion.

2. Codial Bâtiment : un module dans le logiciel de gestion

Codial propose un module de gestion du compte prorata intégré à son logiciel de gestion pour le bâtiment : enregistrement des frais et des factures, calcul de la quote-part de chaque co-traitant, factures de situation et de régularisation, suivi des règlements et arrêté du compte en fin de chantier. L'éditeur le présente comme une façon d'éviter un logiciel séparé. Le prix n'est pas affiché : il faut demander une démonstration. C'est une option logique pour une entreprise qui utilise déjà Codial pour ses devis et sa facturation.

3. Graneet : le compte prorata dans les factures de situation

Graneet ne tient pas le compte du gestionnaire : il sert à l'entreprise de lot, dont les factures de situation doivent tenir compte de la retenue au titre du compte prorata. Son module de facturation calcule les montants à facturer en intégrant le compte prorata, la retenue de garantie, l'autoliquidation de la TVA et le paiement direct des sous-traitants. Les offres sont construites selon le nombre d'utilisateurs, et le prix s'obtient en démonstration.

Deux logiciels dédiés que nous n'avons pas pu vérifier

Compte Prorata.fr et PRORATA-BTP se présentent comme des logiciels en ligne consacrés au compte prorata. Leurs sites étaient inaccessibles lors de notre relevé du 22 octobre 2026 : nous ne citons donc ni leurs prix ni leurs fonctions. Si vous les envisagez, demandez une démonstration et comparez-les aux critères ci-dessous.

Comparatif des solutions

Offres relevées sur les sites officiels le 22 octobre 2026.

Les critères à vérifier avant de choisir : la clé de répartition paramétrable, la distinction entre dépenses payées par le compte et dépenses avancées par une entreprise, le suivi des décisions du comité, la gestion de la TVA, l'export pour le maître d'œuvre, et la facilité d'accès pour les autres entreprises.

Quelle solution choisir ?

• Vous gérez un ou deux comptes prorata par an → le modèle Excel gratuit
• Vous êtes une entreprise de gros œuvre qui gère souvent le compte, et voulez automatiser appels et relances → FairCost
• Vous utilisez déjà Codial pour vos devis et vos factures → son module de compte prorata
• Vous êtes une entreprise de lot et voulez des factures de situation justes → Graneet, ou votre logiciel de devis et facturation du bâtiment

Pour le planning du même chantier, voyez notre guide du logiciel de planning de chantier gratuit, avec un autre modèle Excel. Et pour le suivi au quotidien, notre comparatif des logiciels de gestion de chantier.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un compte prorata de chantier ?

C'est un compte commun aux entreprises d'un même chantier, qui regroupe les dépenses engagées dans l'intérêt de toutes, comme l'eau, l'électricité ou le nettoyage des installations communes, et les répartit entre elles, en général au prorata du montant de leurs travaux.

Le compte prorata est-il obligatoire ?

Non. Aucun texte n'impose un compte prorata : il résulte du marché et d'une convention entre les entreprises. En marché privé, la norme NF P03-001 en fixe les règles lorsque le marché y fait expressément référence.

Qui gère le compte prorata ?

En général l'entreprise dont le lot est le plus important, souvent le gros œuvre, mais la convention peut désigner quelqu'un d'autre. Le gestionnaire émet les appels de fonds, paie les dépenses communes et établit le solde ; un comité de contrôle, formé de représentants des entreprises, valide les dépenses contestées.

Quelles dépenses vont au compte prorata ?

Les dépenses communes de consommation : eau et électricité consommées, nettoyage du bureau de chantier et des installations d'hygiène, et toute dépense que le marché ou les entreprises y inscrivent. Les installations elles-mêmes, comme les clôtures ou les branchements, sont en général à la charge d'un lot désigné.

Comment est réparti le compte prorata ?

Au prorata du montant des travaux de chaque entreprise : selon les situations cumulées en cours de chantier, puis les décomptes définitifs hors taxes à la fin, sauf clé différente prévue par la convention. La rémunération du gestionnaire, un pourcentage des dépenses, s'ajoute au total à répartir.

Existe-t-il un logiciel de compte prorata gratuit ?

Le modèle Excel de cet article est gratuit : il calcule la part, l'acompte et le solde de chaque entreprise. Parmi les logiciels, FairCost est gratuit pour les entreprises de lot, mais payant pour le gestionnaire, à partir de 49 € HT par chantier et par mois.

Conclusion : ma recommandation

Transparence : aucun lien de cet article n'est affilié. Tarmou.fr ne touche aucune commission sur les logiciels cités.

Sources et ressources

• Le compte prorata : concrètement, qu'est-ce que c'est ? (mémo de la CAPEB Aube, avril 2019, avec un modèle de convention)
• Le compte prorata : un outil clé pour une gestion équitable des dépenses de chantier (FFB, 16 octobre 2025 ; convention type réservée aux adhérents)
• Sites officiels : FairCost, Codial, Graneet