Logiciel de fiche de paie : gratuit ou payant, lequel choisir en 2026 ?

Une fiche de paie n'est pas un simple reçu. C'est un document encadré par le code du travail, qui reprend le calcul des cotisations, du prélèvement à la source et du net à payer, et qui s'accompagne chaque mois d'une déclaration aux organismes sociaux. Pour un petit employeur, le vrai sujet n'est donc pas de « trouver un modèle », mais de choisir qui fait les calculs à sa place. J'ai comparé les solutions accessibles quand on emploie quelques salariés, avec leurs prix officiels et les règles vérifiées sur les sites de l'administration.

Réponse rapide

Ce que doit contenir une fiche de paie

Depuis le 1^er juillet 2023, la fiche de paie suit un modèle en sept zones, défini par l'administration. Un bon logiciel les remplit pour vous, mais mieux vaut savoir ce que vous signez :

Deux mentions sont interdites : l'exercice du droit de grève et les fonctions de représentant du personnel. Enfin, un nouveau modèle de bulletin simplifié devait s'imposer en 2026 : un arrêté du 11 août 2025 a repoussé son application obligatoire au 1^er janvier 2027. Le modèle actuel reste autorisé jusqu'au 31 décembre 2026.

Les 4 façons de faire une fiche de paie

Faire ses fiches de paie dans un tableur ou un traitement de texte reste possible en théorie, mais c'est le plus risqué : les taux et les plafonds changent, et rien ne se met à jour tout seul. Pour une entreprise qui a plus de salariés et qui veut organiser tout le cycle de paie, voyez notre guide du logiciel de gestion de paie.

Comment j'ai comparé ces solutions

J'ai relevé le 5 octobre 2026 les prix affichés sur les sites des éditeurs, et les règles sur les sites de l'administration (Urssaf, service-public.gouv.fr), avec les liens en fin d'article. Je n'ai pas produit de fiches de paie avec ces outils, et je ne leur attribue pas de note : en paie, la bonne solution dépend d'abord de votre convention collective et de votre situation, que seul un test ou un professionnel peut trancher. Je compare ce qui se vérifie : le prix, ce qui est inclus, et qui fait quoi.

1. Tese et Cea : les services gratuits de l'Urssaf

Le Tese (Titre emploi service entreprise) est un service gratuit de l'Urssaf : à partir de ce que vous déclarez, il établit les bulletins de paie, calcule les cotisations et le prélèvement à la source, et réalise la déclaration sociale nominative. Il s'adresse aux entreprises de métropole qui relèvent du régime général, et à certains territoires d'outre-mer, pour tous les salariés quel que soit leur contrat : CDI, CDD, apprentissage. Chaque mois, vous saisissez un « volet social » (rémunération, heures, période d'emploi) au plus tard le 5 du mois suivant. Depuis le 1^er janvier 2026, vous pouvez déclarer une partie seulement de vos salariés avec le Tese et continuer à déclarer les autres auprès de votre Urssaf.

Les associations et les fondations ont un service jumeau, le Cea (Chèque emploi associatif), gratuit lui aussi, pour leurs salariés en CDD ou en CDI. Le Tese ne couvre pas toutes les situations : il exclut notamment le régime agricole en métropole, les entreprises de travail temporaire, les groupements d'employeurs et certains salariés aux cotisations particulières (artistes, journalistes, VRP multicartes…). Vérifiez la liste sur le site de l'Urssaf avant d'adhérer.

2. Fiche-paie.net : payer à la fiche

Fiche-paie.net vend des fiches de paie à l'unité : 9,90 € HT la fiche, sans engagement, avec le journal de paie. Le pack de trois fiches coûte 27,90 € HT, soit 9,30 € la fiche. Pour un besoin régulier, l'abonnement donne des fiches illimitées pour un à trois salariés : 29,85 € HT par mois, ou 199 € HT par an, soit 16,58 € par mois. L'abonnement ajoute la déclaration sociale nominative automatisée, l'assistance et un espace pour les salariés. C'est une solution adaptée à un employeur qui a un ou deux salariés et une paie simple. Vous saisissez vous-même les éléments de paie : la conformité du résultat dépend donc de ce que vous entrez.

3. Sage Business Cloud Paie : le logiciel pour faire soi-même

Sage Business Cloud Paie est un logiciel de paie en ligne pour les petites entreprises : vous y gérez vous-même les bulletins, les absences, les congés et la télédéclaration de la DSN. Le configurateur de Sage affichait, pour un salarié, 9,45 € HT de module plus 15,75 € HT, soit 25,20 € HT par mois ; le prix augmente avec le nombre de salariés. La distribution des bulletins dans un coffre-fort numérique est en option, à partir de 0,66 € HT par bulletin. Sage permet aussi de déléguer tout ou partie de la paie à un partenaire de son réseau. C'est un outil d'éditeur reconnu, mais il suppose de connaître les bases de la paie : le logiciel calcule, il ne décide pas à votre place de la convention ou des éléments variables.

4. PayFit : le logiciel avec accompagnement

PayFit réunit un logiciel de paie et un service : la mise en place est réalisée par ses experts, et l'éditeur annonce garantir la conformité des bulletins. Le prix a deux parts. Un abonnement mensuel dépend de la taille de l'entreprise : 49 € HT pour 1 à 3 collaborateurs, 79 € pour 4 à 9, 99 € pour 10 à 15, 129 € pour 16 à 24, 199 € à partir de 25. S'y ajoutent 20 € HT par collaborateur et par mois avec l'offre Paie, qui comprend la paie automatisée, les bulletins dématérialisés, les déclarations sociales, les écritures comptables et les congés. Pour trois salariés, cela fait 109 € HT par mois, sans engagement. Les offres Paie avancée (27 € par collaborateur) et RH+ (30 €) ajoutent la gestion des temps, les documents RH et les entretiens. Une offre de premier mois offert était affichée jusqu'au 31 octobre lors de notre relevé.

5. EBP Paie : logiciel ou paie externalisée, sur devis

EBP propose deux formules de paie, toutes deux sur devis : une Solution Autonome, où vous produisez vous-même les bulletins et la DSN dans le logiciel, et une Solution Externalisée, où un gestionnaire de paie s'en charge. La formule externalisée annonce un gestionnaire dédié, une saisie des éléments variables en ligne et une livraison des bulletins sous 48 à 72 heures. EBP n'affichait aucun prix public lors de notre relevé : demandez un devis, et comparez-le au tarif d'un expert-comptable.

Comparatif des prix pour un petit employeur

Prix hors taxes relevés sur les sites officiels le 5 octobre 2026. Pour PayFit : abonnement de 49 € pour 1 à 3 collaborateurs, plus 20 € par collaborateur (offre Paie). Les prix et les offres promotionnelles changent : vérifiez le tarif du jour.

Logiciel de fiche de paie gratuit : ce qui existe vraiment

Les logiciels de paie du commerce sont payants. Ce qui est gratuit, ce sont les services de l'Urssaf.

• Le Tese, pour les entreprises du régime général, et le Cea, pour les associations et les fondations : bulletins, cotisations et déclarations, sans frais.
• Le Cesu et Pajemploi, pour les particuliers qui emploient un salarié à domicile ou une garde d'enfants.
• Le simulateur de l'Urssaf, sur mon-entreprise.urssaf.fr, pour estimer un salaire net ou le coût total d'une embauche à partir du brut. C'est un outil d'estimation, pas un outil de paie.

Méfiez-vous des modèles de fiche de paie gratuits à remplir soi-même : ils ne calculent rien, ne se mettent pas à jour et ne font aucune déclaration. Le document ne suffit pas, c'est le calcul qui compte.

Remise, conservation, sanctions : les règles à connaître

• La remise. Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire.
• Le format. Depuis 2017, la fiche de paie dématérialisée est le principe, et le papier l'exception, sauf si le salarié s'y oppose. Vous devez lui indiquer comment y accéder.
• La conservation. Vous gardez un double, sur papier ou sous forme électronique, pendant 5 ans dans l'entreprise. Au-delà, les fiches ne doivent pas être effacées : vous devez en garantir la disponibilité au salarié pendant 50 ans à compter de leur émission, ou pendant 6 ans après son départ à la retraite.
• La déclaration. Chaque mois, la déclaration sociale nominative (DSN) transmet les données de paie aux organismes sociaux. Elle est due au plus tard le 15 du mois suivant pour une entreprise de moins de 50 salariés ; pour 50 salariés et plus, le 5 du mois suivant si la paie est versée dans le mois travaillé.
• La sanction. Un employeur qui ne remet pas de fiche de paie risque une amende pouvant atteindre 450 € par fiche, et des dommages et intérêts.

Quelle solution choisir pour vos fiches de paie ?

• Vous êtes une entreprise du régime général avec quelques salariés → le Tese, si votre situation est couverte
• Vous êtes une association ou une fondation → le Cea
• Vous avez un ou deux salariés et une paie simple → Fiche-paie.net
• Vous voulez un logiciel pour faire la paie vous-même → Sage Business Cloud Paie
• Vous voulez être accompagné, avec les congés dans le même outil → PayFit
• Votre convention collective est complexe, ou vous avez plus de dix salariés → un expert-comptable, ou une paie externalisée
• Vous êtes un particulier employeur → le Cesu ou Pajemploi

Une fois la paie réglée, il reste à facturer vos clients : voyez notre comparatif des logiciels de facturation gratuits. Et si vous gérez une association, notre guide du logiciel de comptabilité pour association compare les outils pour tenir ses comptes.

Votre première fiche de paie, étape par étape

Au premier doute sur un calcul, appelez votre Urssaf ou un expert-comptable : une erreur corrigée le premier mois coûte bien moins qu'une régularisation sur un an.

Questions fréquentes sur les logiciels de fiche de paie

Quel logiciel pour faire une fiche de paie ?

Pour quelques salariés, commencez par regarder le Tese, le service gratuit de l'Urssaf, qui établit les bulletins et les déclarations. Si votre situation n'y entre pas, Fiche-paie.net facture à la fiche (9,90 € HT) ou par abonnement, Sage Business Cloud Paie démarre à 25,20 € HT par mois pour un salarié, et PayFit coûte 109 € HT par mois pour trois salariés, mise en place comprise.

Existe-t-il un logiciel de fiche de paie gratuit ?

Oui, mais il vient de l'Urssaf et non d'un éditeur. Le Tese, pour les entreprises du régime général, et le Cea, pour les associations et les fondations, établissent gratuitement les bulletins de paie, calculent les cotisations et réalisent la déclaration sociale nominative. Les logiciels de paie du commerce sont payants.

Quelles sont les mentions obligatoires d'une fiche de paie ?

Depuis le 1^er juillet 2023, la fiche de paie comprend l'identification de l'employeur et du salarié (Siret, code APE, convention collective, emploi, classification, heures), le salaire brut, les cotisations et contributions sociales regroupées en cinq rubriques, le net à payer, le montant net social, l'impôt sur le revenu prélevé à la source et une mention invitant à conserver le bulletin.

Peut-on envoyer une fiche de paie par voie électronique ?

Oui. Depuis 2017, la fiche de paie dématérialisée est le principe et le papier l'exception, sauf si le salarié s'y oppose. L'employeur doit indiquer au salarié comment accéder à ses fiches de paie, et en garantir la disponibilité pendant 50 ans ou jusqu'à 6 ans après son départ à la retraite.

Combien de temps l'employeur doit-il conserver les fiches de paie ?

L'employeur doit conserver un double de chaque fiche de paie, sur papier ou sous forme électronique, pendant 5 ans dans les locaux de l'entreprise. Au-delà, les fiches ne doivent pas être effacées : il doit en garantir la disponibilité au salarié pendant 50 ans à compter de leur émission, ou pendant 6 ans après son départ à la retraite.

Que risque un employeur qui ne remet pas de fiche de paie ?

Une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise. Le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes, et l'employeur peut aussi être condamné à lui verser des dommages et intérêts.

Conclusion : ma recommandation

Passez à l'action :

1. Faites le quiz en haut de page pour situer votre besoin.
2. Vérifiez sur le site de l'Urssaf si le Tese ou le Cea vous concerne.
3. Comparez un devis d'expert-comptable au prix d'un logiciel, pour votre nombre réel de salariés.

Transparence : aucun lien de cet article n'est affilié. Tarmou.fr ne touche aucune commission sur les services cités. Les règles rappelées ici sont celles publiées par l'administration à la date indiquée ; elles ne remplacent pas un conseil adapté à votre situation.

Sources et ressources

• Fiche de paie (service-public.gouv.fr, vérifié le 1^er juin 2026)
• Report du bulletin de paie simplifié au 1^er janvier 2027 (entreprendre.service-public.gouv.fr)
• Le service Tese et le service Cea (Urssaf)
• Déclaration sociale nominative (DSN) (entreprendre.service-public.gouv.fr)
• Tarifs officiels : Fiche-paie.net, Sage Business Cloud Paie, PayFit, EBP Paie